Innovative E-Mail Archivierung (UMA) von Securepoint
Die Kommunikation via E-Mail hat nach einigen Anfangsschwierigkeiten längst alle Unternehmen erreicht. Mitteilungen und Anhänge können kostenneutral versendet werden und erreichen den Empfänger sofort. Der umständliche und längere Postweg muss somit nicht mehr in Anspruch genommen werden.
Wird geschäftliche Post per E-Mail versendet, muss eine sichere Archivierung erfolgen. Es sollte möglich sein, die wichtige Kommunikation jederzeit aufrufen zu können. In größeren Unternehmen wird die Archivierung der Mails nicht selten zu einer Herausforderung. Dies gilt vor allem dann, wenn die gesamte Post innerhalb des Unternehmens, aber auch mit den Kunden via Mail erfolgt. Eine professionelle Archivierung sollte außerdem den Anforderungen des Datenschutzes genügen. Es muss verhindert werden, dass die Post bei einem Hackerangriff gestohlen oder durch eine Verschlüsselung unbrauchbar gemacht wird.
Strukturierung des E-Mail-Verkehrs als wesentliche Grundlage für die Archivierung
Wird die Kommunikation mit Kunden, Geschäftspartnern und innerhalb des Unternehmens auf die E-Mail umgestellt, sollte von Anfang an eine gute Strukturierung erfolgen. Andernfalls kann es bereits nach kurzer Zeit schwierig sein, wichtige Mails oder einen wesentlichen Teil der Kommunikation wieder aufzufinden. Mit der UMA E-Mail Achivierung wird eine durchgehende Strukturierung geschaffen. Es ist möglich, bereits vorhandene Datenbestände zu importieren und so für die Archivierung zugänglich zu machen. So gibt es beispielsweise eine Erweiterung für das Programm Microsoft Outlook, das für das Verfassen und Versenden geschäftlicher Kommunikation in den meisten Unternehmen verwendet wird.
Die UMA E-Mail Archivierung eignet sich vorrangig für kleine und mittlere Unternehmen. Das Tool bietet viele Funktionen und lässt sich einfach und innovativ bedienen.
Gesetzliche Vorschriften bei der E-Mail Archivierung
Die digitale Post muss in bestimmten Fällen mit einer Signierung versehen werden. Darüber hinaus ist die Verwendung von Zeitstempeln erforderlich. Mit GoBD und BSI TR 03125 werden in diesem Bereich höchste Standards eingehalten. Dabei gilt es zu beachten, dass der Verzicht auf eine umfassende E-Mail Archivierung als Straftat behandelt und entsprechend geahndet werden kann.
Features der Securepoint E-Mail Archivierung
Bei der UMA E-Mail Archivierung handelt es sich um ein Paketangebot, das aus verschiedenen Komponenten besteht. Diese greifen ineinander und arbeiten optimal zusammen. So lässt sich die Verwaltung, die Archivierung und das Auffinden der Mails einfach und effektiv organisieren.
Die Komponenten und Eigenschaften einzeln vorgestellt:
- Schutz vor Datenverlust
Alle E-Mails werden für einen unbegrenzten Zeitraum archiviert. Die Archivierung der Mails erfolgt zentral und gemäß hohen Sicherheitsstandards. Dabei werden die gesetzlichen Bestimmungen zur Datenspeicherung eingehalten. - Intelligentes Dokumentenmanagement
Die E-Mail Archivierung arbeitet mit einem sicheren und intelligenten Dokumentenmanagement. Die Inhalte werden berechtigen Mitarbeitern zur Verfügung gestellt und können leicht aufgefunden werden. - Einfache Suchfunktion
Das Suchen von Inhalten in den Mails gestaltet sich sehr einfach. Die Oberfläche ist intuitiv gestaltet und ähnelt der Google-Suche. Somit steht ein vertrautes und gleichermaßen gut zu bedienendes System zur Verfügung. - Auslagerung von Mails
E-Mails, die nicht mehr benötigt werden, können automatisch in das Archiv ausgelagert und von dort aus jederzeit wieder zurückgeholt werden.
Somit bietet sich die intelligente E-Mail-Verwaltung für alle Unternehmen an, die nicht mehr mit dem klassischen Postweg arbeiten möchten und ein sicheres System für die Ablage der Kommunikation suchen.
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